Seguridad, trazabilidad y transparencia
Cada instrucción debe poder verificarse.
Nuestro modelo se basa en identificar al cliente, comprender el propósito del servicio, formalizar las instrucciones, revisar los documentos necesarios, ejecutar únicamente lo autorizado y entregar evidencia de cada actuación.
Controles del servicio
- Conocimiento e identificación del cliente.
- Validación del propósito del servicio.
- Declaración y revisión del origen de los recursos cuando corresponda.
- Contrato o documento de autorización.
- Canales institucionales de comunicación.
- Soporte de cada pago o trámite.
- Registro de avances y novedades.
- Entrega de informe o rendición de cuentas.
- Protección de datos y confidencialidad.
- Rechazo de operaciones sospechosas, ilegales o insuficientemente justificadas.
Manejo de recursos
- Cada transferencia deberá quedar vinculada a un cliente identificado, un contrato, un servicio y una instrucción específica.
- HLZ no tendrá libre administración de los recursos ni podrá destinarlos a finalidades distintas de las autorizadas.
- Los recursos recibidos no podrán invertirse, prestarse, mezclarse con operaciones ajenas ni utilizarse para financiar actividades de la empresa.
- No se mantendrán saldos indefinidos a favor de los clientes; los recursos no ejecutados se devolverán conforme al contrato y al procedimiento bancario aplicable.
- No se recibirán transferencias de terceros sin identificar y justificar previamente la relación con el cliente y el propósito de la operación.
- Cada operación deberá contar con conciliación, registro contable, comprobante y rendición de cuentas.
- Antes de iniciar la prestación del servicio deberá definirse la cuenta bancaria autorizada, el procedimiento contable y el protocolo de conocimiento del cliente y verificación del origen de los recursos.
Naturaleza del servicio. HLZ Global Services no es una entidad financiera, no capta recursos del público y no presta directamente servicios de remesas internacionales. Los giros o transferencias desde el exterior deberán canalizarse mediante entidades legalmente autorizadas. HLZ ejecuta encargos específicos en Colombia conforme a contratos, mandatos, poderes e instrucciones verificables.